Como utilizar os meios de pagamento para aumentar o faturamento do consultório e garantir um futuro seguro

No post de hoje, a gestora comercial da Saúde Service trouxe dicas sobre como aumentar o faturamento do consultório ou clínica durante momentos difíceis como este.  Confira logo abaixo! 😀 Olá! Eu sou a Luciana Cunha, há 17 anos atuo como especialista no mercado de meios de pagamento para profissionais da saúde e, na Saúde Service, pude conviver e conhecer a realidade dos dentistas, saber das principais dificuldades da gestão financeira dos consultórios, por isso estou aqui para dividir esta experiência com vocês, como os meios de pagamento podem ser aliados no seu dia a dia, como utilizá-los ao seu favor.  Meu objetivo hoje é compartilhar com você algumas estratégias essenciais para que você possa ser realmente beneficiado utilizando estes serviços.  Atenção para a pergunta! Você sabia que, se não utilizar corretamente os meios de pagamentos, pode perder até 40% do seu faturamento mensal?  Inadimplência gerada por cheques devolvidos, boletos não pagos, falta de controle sobre os devedores, falta de programação para antecipação de recebíveis com cartão… tudo isso pode comprometer o bom funcionamento do consultório. Acreditem, muitos dentistas e outros profissionais da saúde amplamente capacitados, mesmo com a sua vasta experiência, acabam perdendo muito dinheiro por não se preocuparem devidamente com a administração correta dos pagamentos na clínica, o que acaba desvalorizando seu trabalho e não compensando todo o know how adquirido.   Conhecendo a dinâmica de trabalho, realidade e necessidades, principalmente do mercado de odontologia, nós resolvemos ajudar vocês a entenderem como funcionam os meios de pagamento, para que assim possam, de fato, explorar e usufruir destes serviços de modo a agregar à sua receita, inclusive podendo contar com funcionalidades que são complementos importantes, mas que muitas gente ainda não conhece.  Parece jargão antigo mas, para vislumbrar o futuro é preciso ficar atento ao hoje. Somente zelando por sua saúde financeira é possível planejar um futuro seguro. Por isso é imprescindível saber como aumentar o faturamento do seu consultório ou clínica. Então, vamos a um passo a passo rápido com estratégias inteligentes para um futuro de sucesso com os meios de pagamento:

Estratégia 1 – Combine habilidades

Para começar, tenha em mente que, mesmo optando pela área da saúde como atividade profissional, é importante entender que você é GESTOR do seu trabalho, por isso precisa ser administrador e vendedor também!  Quanto mais expandir sua perspectiva para uma visão empreendedora melhor, mudar a cabeça, transpor conceitos antigos e paralisantes, é o começo do caminho para o futuro, uma mente unilateral pode restringir o crescimento, a evolução é o sucesso de qualquer ser humano, o mercado demanda sim boa formação, cursos extras, expertise na profissão, mas exercê-la combinando áreas pode ser o seu maior diferencial.  Além de trabalhar diariamente com dentistas eu também sou paciente e conheço algumas dificuldades enfrentadas de ambos os lados, principalmente pela resistência à mudança, muitos até querem, mas param na primeira dificuldade. Isso é prerrogativa principalmente do brasileiro: “‘Hummmm, tem que mudar, ah, dá muito trabalho, melhor fazer como eu sempre fiz”, ou seja,  procuram sim aprender, o que essencial, evoluir, se desenvolver, mas na hora de colocar em prática, que é o mais importante, não conseguem.  O cérebro humano é uma máquina de hábitos mesmo, amamos a repetição, é cômodo, mas é limitante, a mudança e adaptabilidade precisam ser rápidas, mesmo diante de desafios. As dificuldades também são didáticas se soubermos aproveitá-las.

Estratégia 2 – Conheça sua real necessidade

Outro aspecto igualmente importante é entender a real necessidade do seu consultório, porque muitas vezes nos perdemos um pouco nesta análise e acabamos optando por serviços que não nos ajudam realmente, que subtraem ao invés de somarem no fim do mês. Esta consciência econômica precisa coexistir com todos outros aspectos aos quais devemos nos atentar: 

• Qual é o meu faturamento médio? 
• Preciso de fluxo de caixa? Melhor receber à vista mesmo que parcele o tratamento? 
• Trabalho sozinho ou existem outros profissionais na clínica? 
• Que tipo de pacientes costumo atender? 
• Como meus pacientes preferem pagar? 

Somente a partir do perfil do consultório é possível optar pelo serviço ideal.  A implementação de um meio de pagamento para um dentista não pode ser generalizada, superficial, o serviço precisa estar em conformidade com o que o profissional realmente precisa e você deve ter esse diagnóstico claro em mente.

Estratégia 3 – Não tenha medo de vender, e saiba cobrar.

Vale destacar que, diante de um mercado cada vez mais competitivo em todas as profissões, quem não promove não vende e não recebe, por isso “vender” é um conceito que também deve ser incutido no seu cotidiano, sem estranheza ou algum tipo de aversão à prática.  Como dentista, mesmo que você identifique que essa não é a sua praia, para não perder negócios importantes por não ter esta habilidade, encontre alguém que faça isso por você. Dentro do processo de venda o paciente precisa perceber que existe uma “troca”, uma parceria que servirá para que ele sinta que não está só para resolver um “problema”, é neste momento que a condição de pagamento é muito importante, principalmente no cenário em que o mundo ainda se encontra.  O seu paciente precisa contar com um pagamento facilitado, pessoas que normalmente pagavam suas contas pequenas de R$200,00 ou R$300,00 no débito ou no crédito à vista, podem precisar parcelar e saber que você oferece esta condição vai incentivá-la a continuar o tratamento. Não suponha que o seu paciente tem condições de pagar da forma que você quer receber, dê a ele todas as opções disponíveis, para isso você e sua equipe precisam ter estas opções bem definidas previamente para não perder o paciente. Tenho muitas histórias sobre este assunto, a última aconteceu com uma pessoa que trabalha comigo. Ela visitou um dentista devido a uma emergência, durante a consulta foi tudo maravilhoso, inclusive o dentista conversou bastante, fez perguntas que ela entendeu que a levariam a gastar mais do que o planejado e ela só tinha se programado para a emergência mesmo, mas ficou empolgada com tudo mais que ela poderia fazer… só que na hora do orçamento ele já disse a frase que mais declina pacientes que eu conheço  “você pode pagar em até 3 vezes”…. Mas como só em 3x? Ela precisava de mais vezes, não tinha como pagar uma parcela maior que R$500,00 por exemplo.  Resultado: ela só tratou a emergência mesmo, mas gostaria de ter feito mais, de ter gastado mais com o dentista, e ele perdeu a chance de aumentar o ticket médio do consultório. Dizer para seu paciente que você parcela em até 10 ou 12x por exemplo amplia o ticket médio, você vai ter uma rentabilidade muito maior.  É simples, o que você prefere, vender R$1.500,00 em 3x ou R$5.000,00 em 10X? Você pode embutir os custos das tarifas no valor total do tratamento e, caso o paciente opte por pagar em menos x ou à vista, você ainda tem a chance de oferecer o desconto para ele. Claro que, antes disso, sua tarefa é se planejar: tenha tabelas diferentes para diversas opções de pagamento, e comece a negociação sempre pelo meio de pagamento que vai facilitar mais para o paciente e que também traga a você mais segurança no recebimento.

Estratégia 4- Entenda o que o meio de pagamento oferece

Como disse anteriormente, a escolha dos meios de pagamento para o consultório deve ser bem planejada, caso não faça corretamente esta aquisição os resultados poderão ser desastrosos.  Não basta negociar a taxa administrativa, é preciso analisar integralmente os planos e identificar o que eles oferecem. A realidade de um profissional de odontologia é bem singular se observarmos outros segmentos de atuação, por isso o atendimento precisa ser distinto. O ideal então é contar com uma consultoria, gratuita claro, que entenda sua dinâmica de trabalho para ajudar na escolha da melhor opção.  E vale destacar, se ficou confuso pergunte, não feche nada antes de entender a mecânica do serviço.

Estratégia 5- Saiba utilizar as ferramentas 

É muito importante conhecer ferramentas que vão ajudar seu paciente a pagar e você a economizar. Aqui, quando falamos de economia, não quer dizer apenas economia financeira, seu tempo custa caro, o da sua equipe também, então aproveite as funcionalidades que os meios de pagamento podem te oferecer para que você otimize o seu tempo: Pagamento Recorrente, Link de Pagamento, Split de Pagamento, tudo isso existe para facilitar a sua vida e te ajudar a economizar.

Exemplo 1: Pagamento Recorrente

Vou colocar aqui um exemplo que acredito que muitos de vocês vão se enxergar. Meu dentista usa a máquina da Saúde Service, mas é resistente a mudanças e não tem tempo de aproveitar todos os benefícios oferecidos, alguns ele já oferece, mas outros ele não tem tempo para implementar. Meu filho mais novo iniciou em novembro um tratamento ortodôntico e eu sempre incentivei o dentista a usar o pagamento recorrente, porque conheço a praticidade da ferramenta, mas sempre fica pra depois.  Mês passado tivemos um problema e não fomos à consulta do mês – dia 19/02 – resultado, remarcamos para o dia 12/03, ou seja, se o meu cartão estivesse cadastrado para pagar de maneira recorrente, meu dentista já teria recebido, e eu  provavelmente não teria remarcado a consulta para uma data tão distante da anterior. Um processo simples que ele faria somente na primeira consulta e depois nunca mais precisaria me cobrar novamente, meu cartão só precisa ter o limite da parcela e o próprio sistema monitora e informa o dentista sobre isso. Pra quem não sabe ainda o que é o recorrente, você provavelmente já usa usa e não sabe, é como você paga seu NetFlix, seu Globo.com…., funciona para serviços de assinatura, assim como para o tratamento de Ortodontia. Muitos podem dizer, “ah, mas eu prefiro que ele leve o dinheiro, cheque, faça um PIX. Mas vamos lá, dinheiro vivo? Quem paga assim, em espécie? As pessoas não carregam grandes quantias na carteira e muitas vezes nem podem por não contarem com aquele dinheiro na hora.  Cheque, é uma modalidade quase obsoleta e insegura, o risco de inadimplência é alto infelizmente. Pix que é a mais moderna, muita gente ainda não se familiarizou com a ferramenta, fora outros limites por exemplo o de não ser possível usar o crédito para o pagamento. Todas estas alternativas funcionam mas não são ideais para todos os casos…., os 20 dias que vou deixar de pagar meu dentista não impactarão no faturamento dele? Por isso o recorrente é interessante, mas lembre-se precisa ser bom pra você e para o paciente, então, encontre maneiras de deixar o produto atraente, por exemplo, a mensalidade de orto é R$150,00, se deixar cadastrado o cartão no recorrente ofereça 10% de desconto (lembre-se de reajustar a tabela antes), em 24 meses, imagina quanto tempo você vai economizar da sua secretária, quantos 20 dias de espera por pagamento você vai ter evitado… sem contar na organização que o sistema pode te oferecer controlando todos os recebimentos.

Exemplo 2: Link de Pagamento

Outro dia, numa sala de espera de fisioterapia, eu presenciei uma cena que já tinha visto várias vezes em dentistas, mas que somente há pouco tempo tem solução. A paciente saiu da sala dizendo “na próxima semana eu prometo não esquecer meu cartão”,  não perdi a chance e assim que ela saiu avisei a fisio, não espera a próxima semana não, envia já pra ela um link de pagamento, ali mesmo ensinei como usar no próprio aplicativo da Saúde Service, mais simples que o do banco, fiz o meu pagamento desta forma pra ela testar. Na outra semana ela me deu um feedback, “já recebi de várias pessoas que não estavam vindo por causa da pandemia, ou porque sempre esquecem o cartão”. O link serve pra isso, pra você cobrar uma pessoa que por qualquer motivo não pagou na hora que deveria, pra quem sempre esquece o cartão, para aquela pessoa que manda o filho sozinho na consulta e sempre demora pra pagar, ou até mesmo pra quem “sumiu” do mapa. É isso, uma ferramenta de cobrança e negociação a distância que pode inclusive eliminar tempo e desconforto de sua secretária, ao invés de ligar e perguntar quando a pessoa vem pra passar o cartão, ela diz, “vou te enviar a solicitação de pagamento”, até mesmo negociações de cheques e boletos não pagos podem ser quitados dessa forma, até mesmo parcelado. Conheço muitos profissionais que durante a pandemia receberam valores que estavam pendentes de seus pacientes através do link, e isso fez uma grande diferença, pra ele que recebeu e para o paciente que não precisou se deslocar. Isso tudo com segurança, já que o paciente faz o pagamento do seu próprio celular, computador… sem precisar passar seus dados de cartão por telefone pra ninguém, isso em ambiente criptografado, totalmente seguro. A Saúde Service tem essa ferramenta e assim como várias outras, ela não cobra nada a mais por isso, aproveite e use já.

Exemplo 3: Split de Pagamento

Eu já ouvi vários nomes para essa ferramenta, split, pagamento separado, pagamento bi-partido…. resumidamente serve para você pagar pessoas ou fornecedores da sua clínica e com isso reduzir tempo, que já entendemos que é dinheiro e caro, como já entendemos. É comum um profissional prestar serviço em outras clínicas, já vi casos onde o paciente é orientado a pagar em duas máquinas, o que é ruim e desagradável, mas é importante para o dentista já que cada um recebe a sua parte. Também já vi casos onde um quer receber no cartão e o outro não, sem contar quando a clínica pega pra si a responsabilidade de todos os envolvidos e depois repassa os valores, com isso ela assume a tributação integral do que cai em conta, quando não faz isso, existe uma bi tributação, além de claro, gerar um grande trabalho administrativo, facilmente sujeito a erros.  Com o split de pagamento o primeiro ponto resolvido é a redução do trabalho administrativo, automatização, praticidade, em seguida e mais importante, a redução dos impostos, temos visto casos onde o valor economizado pela clínica chega a 50%, este valor está diretamente relacionado ao valor que você repassa para seus prestadores de serviço. Eu ainda poderia listar pra vocês várias formas de usar meios de pagamento a seu favor, mas na Saúde Service você consegue, com a ajuda de um consultor, entender o que é melhor pra você, quais os recursos pode aproveitar, como você pode receber, qual a melhor forma para sua clínica, não pra clínica do seu amigo, as situações enfrentadas por cada um são diferentes e neste ponto podemos muito te ajudar a economizar através de um plano personalizado. E aí, gostou das dicas de hoje? Continue acompanhando nosso blog para mais novidades e conteúdos exclusivos. 😊 Outros posts que você também pode gostar:  Imposto de Renda para Profissionais da Saúde Como criar um portfólio de Harmonização Facial LGPD para Consultórios Médicos