Enfrentando problemas com pacientes que cancelam consultas de última hora? Lidar com essa situação pode ser um desafio, mas existem estratégias adequadas que podem ajudar a minimizar o impacto no fluxo de atendimento em sua clínica.
Acompanhe este artigo até o final e descubra o que você pode fazer para evitar ausências de pacientes agendados e, consequentemente, reduzir significativamente a inadimplência em sua clínica ou consultório.
Desenvolva uma relação de confiança com seus pacientes:
Uma estratégia eficaz para reduzir cancelamentos de consultas é estabelecer uma relação de confiança com seus pacientes. Aqui estão alguns exemplos de como você pode fazer isso:
1- Mantenha uma comunicação aberta e transparente;
2- Treine bem sua secretária ou recepcionista para realizar o pré e pós atendimento de maneira eficiente e próxima do paciente.
3- Ofereça opções de contato para que os pacientes possam falar com a clínica sempre que tiverem dúvidas;
4- Personalize o atendimento, priorizando o bem-estar dos pacientes;
5- Solicite feedback sobre a experiência do paciente com a clínica ou consultório.
6- Ofereça várias condições de pagamento para dar poder de compra ao paciente
Lembre-se que esse relacionamento é fundamental para que ele respeite o agendamento de consultas.
Crie um sistema de lembretes para as consultas dos pacientes:
Sabemos que imprevistos acontecem, mas muitas vezes os pacientes não comparecem às consultas agendadas ou as cancelam em cima da hora não devido a emergências, mas sim porque se esqueceram do compromisso marcado.
Portanto, existem algumas técnicas que você pode utilizar para evitar essas situações. Confira:
- Utilize serviços de SMS ou e-mails para enviar lembretes das consultas, incluindo a data e o horário agendados.
- Aproveite o WhatsApp para confirmar a presença do paciente, pelo menos com 1 dia de antecedência.
- Sincronize a agenda do paciente com a sua, utilizando o Google Calendar, por exemplo. Isso permitirá que você adicione notificações para lembrá-lo da consulta.
Tenha uma lista de espera para pacientes
É fundamental que você possua uma lista de espera bem organizada.
Assim, você consegue gerenciar melhor o fluxo de atendimento, minimizando possíveis frustrações dos pacientes que estão na clínica aguardando pelo seu atendimento. Além disso, você garante um agendamento mais eficiente.
E quais são os benefícios de ter uma lista de espera eficiente?
- Atendimento mais rápido: Quando um paciente cancelar sua consulta, você pode preencher o horário vago com outro paciente da lista de espera. Dessa forma, você garante que mais pessoas sejam atendidas em um curto espaço de tempo.
- Satisfação do paciente: Ao oferecer a opção de entrar na lista de espera, os pacientes vão se sentir valorizados e terão a certeza de que você está se esforçando para atendê-los o mais breve possível. Isso cria uma relação de confiança e fidelidade, fortalecendo também a reputação da sua clínica.
- Planejamento eficiente: Ao monitorar a lista de espera, você pode identificar padrões de cancelamentos e remanejamentos. Com base nesses dados, você pode ajustar sua agenda de forma mais precisa, garantindo um fluxo de atendimento mais equilibrado.
- Comunicação proativa: Manter uma lista de espera também oferece a oportunidade de se comunicar proativamente com os pacientes. Você pode enviar uma notificação informando que há disponibilidade de horários e convidá-los a agendar uma consulta. Essa abordagem pró-ativa ajuda a reduzir o tempo de espera e mantém os pacientes engajados no processo de atendimento.
Além disso, é fundamental manter uma comunicação clara com seus pacientes, informando-os sobre a existência da lista de espera e fornecendo atualizações regulares sobre a disponibilidade de horários.
Para implementar uma lista de espera eficaz, você pode considerar investir em um sistema de gestão de qualidade que permita o registro e acompanhamento adequados, por exemplo.
No dia a dia do seu consultório você precisa do auxílio da secretaria para cuidar da agenda, remarcar pacientes e fazer o controle de horários, não é mesmo? No entanto, é importante pensar em outras formas de inovar para facilitar a vida, não apenas do seu paciente, mas da sua equipe como um todo.
Sendo assim, você pode buscar por softwares e aplicativos com a opção de Autoatendimento.
Existem sites e aplicativos com excelente custo x benefício, que podem te auxiliar na organização da agenda de consultas, exames e até mesmo para medir a satisfação do seu paciente com relação à experiência na sua Clínica ou Consultório.
A implementação de um sistema de gestão online em uma clínica ou consultório é fundamental para aprimorar os processos internos, aumentar a eficiência operacional e proporcionar uma experiência positiva tanto para você quanto para os seus pacientes.
E aqui na Saúde Service, temos parceria com os maiores softwares de gestão do mercado!
Nossos clientes também tem acesso aos melhores descontos, bônus e condições especiais dos nossos parceiros. Incrível, né?
Crie estratégias inteligentes para o pagamento do serviço da clínica.
Uma estratégia eficaz para garantir que seu paciente esteja sempre presente nas consultas é implementar processos que incentivem o comprometimento financeiro por parte dele.
Dessa forma, ao envolver dinheiro, o paciente pensará duas vezes antes de cancelar a consulta de última hora.
Se o paciente tiver realizado o pagamento antecipado do procedimento ou consulta, a probabilidade de faltar ou cancelar será significativamente reduzida.
Aqui estão duas maneiras de desenvolver essa estratégia:
Ofereça pacotes de serviços:
Se você é, por exemplo, um dentista, nutricionista, psicólogo, fisioterapeuta ou profissional de área semelhante, é possível oferecer pacotes que incluam consultas e retornos para o seu paciente.
Considere oferecer descontos nesses pacotes, pois isso motivará o paciente a comparecer regularmente às consultas.
Digamos que o valor de cada consulta seja R$150,00. Ao contratar um pacote de 5 consultas, o paciente receberá um desconto de 10%, o que significa que ele pagará apenas R$675 em vez de R$750.
Como ele já terá efetuado o pagamento antecipadamente, é improvável que ele falte na data agendada.
Utilize o Pagamento Recorrente da Saúde Service a seu favor:
Quando se trata de tratamentos contínuos para seus pacientes, você pode optar pelo pagamento recorrente, que permite que o valor seja cobrado automaticamente no cartão do paciente, sem comprometer o limite disponível.
Como funciona?
O Pagamento Recorrente da Saúde Service é como um serviço de assinatura, semelhante aos canais de streaming, por exemplo, onde a cobrança é realizada automaticamente na conta do paciente.
Sendo assim, o paciente paga mensalmente o valor acordado, sem afetar o limite do seu cartão de crédito.
Essa é, sem dúvida, uma excelente alternativa para garantir maior previsibilidade no fluxo de caixa todos os meses, ao mesmo tempo que motiva seus pacientes a comparecerem às consultas agendadas.
Além disso, você ainda obtém os seguintes benefícios:
- Aumento do faturamento;
- Evita a inadimplência dos pacientes;
- Ajuda a fidelizar os pacientes;
- Simplifica a gestão financeira da sua clínica ou consultório!
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