Já passou por problemas financeiros na sua clínica? Leia como a gestão de pagamentos ajudou o Dr. Fernandes a aumentar em 20% o faturamento da clínica em apenas 1 ano e que esta história sirva de inspiração para você!
Os principais desafios
No começo de 2018, o Dr. Fernandes atendia uma média de 15 pacientes por dia na sua clínica e mesmo assim, tinha dificuldades para receber os pagamentos desses pacientes porque aceitava apenas dinheiro ou cheque, o que sempre trazia a ele problemas com inadimplência e falta à consultas na sua clínica.
Outra dificuldade estava na hora de realizar repasses de pagamentos aos seus fornecedores e funcionários. Como eram muitos, ele se atrapalhava e acabava sempre esquecendo de pagar alguém ou errando a conta de algum funcionário na hora do depósito. Para ele, era muito complicado gerir tantos pagamentos de uma vez só.
Ao perceber que as coisas não estavam funcionais, ele teve a ideia de estudar mais sobre a organização dos recebimentos/pagamentos e criou a consciência que, com uma gestão eficaz, os seus problemas seriam reduzidos dentro da clínica.
1° Passo: controle de perto
Para abrir a clínica, o Dr. Fernandes teve diversos investimentos e ainda precisou considerar custos mensais com infraestrutura, tecnologia, impostos e muito mais. Como percebeu que a gestão de sua clínica deixou de ser satisfatória, de um modo geral, decidiu corrigir a rota e reajustar os passos da administração do local.
Sua primeira alternativa foi iniciar uma busca por softwares de gestão que gerassem relatórios para que tivesse mais controle da sua situação, estas costumam ser ferramentas que permitem resolver grande parte dos processos financeiros da clínica.
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O primeiro passo do Dr. Fernandes foi montar o seu relatório a partir do fluxo de caixa de sua clínica – incluindo todas as entradas de pagamentos, gastos e investimentos. Ao controlar esse fluxo mais de perto, ele conseguiu melhorar a infraestrutura e tecnologia dentro do consultório, porque soube onde investir mais – oferecendo um serviço de qualidade aos seus pacientes.
Com estes relatórios, ele também entendeu a importância de deixar uma reserva mensal para imprevistos. Por exemplo, houve um mês que precisou arcar com uma despesa muito alta com um aparelho danificado, então, criou essa reserva para eventuais problemas da clínica.
2° Passo: diminuindo a inadimplência de pacientes
Um dos problemas que mais influenciavam no faturamento da clínica do Dr. Fernandes era a inadimplência de pacientes. Ele melhorou esta questão de três formas:
Mais transparência no atendimento: a equipe da clínica foi treinada para informar e esclarecer os valor das consultas e todos os procedimentos que o paciente será submetido, logo na primeira vez que visitarem a clínica. Isso pode ajudá-los a sentirem-se mais confortáveis e confiantes em relação à clínica e seus profissionais.
Manter essa relação de transparência é essencial para que os processos funcionem de forma correta dentro da sua clínica, inclusive ajuda seus pacientes a se planejarem para as consultas e pagamentos.
Mais opções de pagamentos: Oferecer mais opções de pagamento com uma maquininha de cartão de crédito e débito foi uma das soluções que o Dr. Fernandes encontrou para ampliar sua carteira de pacientes, ter mais consultas agendadas diariamente, reduzir problemas com inadimplência e crescimento de sua receita mensal.
Todos os pacientes atendidos por ele podem agora parcelar seus tratamentos quando necessário, pois as possibilidades para cuidarem da saúde odontológica aumentaram, isso faz com que visitem o Dr Fernandes com mais frequência e além disso, algo interessante começou a acontecer, ao proporcionar facilidades, conforto, segurança e praticidade, o Dr Fernandes passou a atender novos pacientes que procuram por ele por indicação de um amigo ou parente que já é atendido na clínica e está muito satisfeito.
A clínica do Dr. Fernandes teve acesso ao Pagamento Recorrente – um agendamento de cobrança periódico, realizado diretamente no cartão de crédito do seu paciente sem comprometer o limite dele, diferente do parcelamento que exige considerar o valor total do tratamento.
3° Passo: facilitando o pagamento dos fornecedores e funcionários
Sabendo o quanto é complicado realizar pagamentos para diversos fornecedores e funcionários todo mês, o Dr. Fernandes optou pelo Split de Pagamento – uma funcionalidade que permite à própria clínica determinar o valor que deve ser repassado para funcionários e fornecedores, diretamente nas contas bancárias de cada um, o que ajuda na economia dos impostos por não gerar bitributação e ainda facilita a gestão dos repasses financeiros, procedimento que, quando feito manualmente, costuma trazer erros operacionais.
Para resumir, foram os três passos simples citados acima que ajudaram muito o Dr. Fernandes e estimularam o crescimento do faturamento de sua clínica em 20% no último ano!
E aí, se sentiu inspirado pela história do Dr. Fernandes? Você também pode aumentar o faturamento da clínica aplicando passos simples na gestão do seu consultório!
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