Organizar-se é fundamental para conseguir realizar tudo o que precisa!

Muita gente reclama da falta de habilidade para monitorar o seu tempo e aproveitá-lo de modo eficaz. Seguindo essas dicas você terá mais facilidade em otimizar tempo.

Dicas de como otimizar tempo

Escreva as suas metas de curto prazo, médio prazo e as de longo prazo. Para as suas metas de curto prazo use uma agenda diária revendo-a todas as tardes, marcando atividades que foram finalizadas e as que ainda precisam ser completadas. Suas metas de longo prazo devem ser desmembradas em tarefas mais curtas e tangíveis, assim elas passam a ser incluídas no seu diário de metas de curto prazo, dessa forma seus objetivos tornam-se mais próximos e mais possíveis.

Use um sistema de marcação de pontos, como A, B e C. Na medida em que você listar suas atividades pendentes, dê uma nota de prioridade a cada uma delas. Você vai saber número piscar de olhos, quais as tarefas mais importantes que devem ser realizadas primeiro.

Reflita sobre qualquer solicitação nova que demande seu tempo
Reserve um tempo para atividades emergenciais, que não estão listadas na sua agenda, ou encontre uma forma inteligente de se programar para esse tipo de  solicitação. Refaça a marcação dos pontos de prioridade, se necessário.

Trabalhe nas tarefas que você não queira fazer primeiro
É melhor realizar as atividades mais chatas e desagradáveis primeiro, assim você se sentirá mais motivada a completar as outras tarefas ao longo do dia.

Use a tecnologia para se lembrar de eventos importantes
Use alarmes do celular, calendários online para ajudar você a se lembrar de tarefas pendentes.

Desligue o seu celular ou telefone de casa
Se você estiver no meio de uma atividade que precisa ser finalizada, para evitar interrupções, desligue seu celular, Whats App, ou qualquer outra forma de distração. Você pode ver as mensagens mais tarde e retornar as ligações quando for mais conveniente pra você.

Reserve um tempo para responder emails e retornar ligações, evitando assim interrupções em seu raciocínio e concentração ao longo do dia.

Diminua a velocidade para ter certeza de que a tarefa será realizada de modo correto e com qualidade. Repetir esforços é frustrante e toma o dobro do seu tempo. Mesmo que uma tarefa esteja levando mais tempo do que você imaginou é importante terminá-la corretamente.

Use um marcador de tempo (cronômetro) para mantê-lo no caminho certo.
Essa prática é importante para aquelas pessoas que tendem ao hiperfoco nas atividades perdendo a noção de tempo e das prioridades. Acionar o cronômetro, quando você tiver que mudar para a próxima tarefa, pode ajudá-lo em sua produtividade e consequentemente, a otimizar tempo.

Faça uma pausa e se exercite por alguns minutos, mesmo se o local de trabalho for estressante. Essa pequena pausa o ajudará a clarear a sua mente e permitirá um melhor foco.

Tenha a rotina de deletar e-mails desnecessários
Guardar e-mails que você não vai mais precisar pode confundi-lo, deixa-lo lento ou fazer com que você demore a dar atenção aos e-mails realmente necessários. Se você não sentir-se confiante para deletar e-mails antigos, faça uma nova pasta e os arquive ali, de modo que você possa acessar rapidamente os novos e-mails.

Divida projetos extensos em pequenas tarefas e trabalhe com o objetivo de completar uma de cada vez, para evitar o desgaste de uma tarefa longa, complexa e tediosa.

Conheça o seu próprio relógio interno
Saiba quando você trabalha melhor. Se você for mais produtivo na parte da manhã se programe para completar suas tarefas mais difíceis nesse horário.

Procure maneiras de se envolver com o trabalho realizado,  seja qual for. Achando algo curioso, divertido, você se distrairá em cada tarefa e realizará um trabalho melhor e mais rápido.

Repare no que você está fazendo agora e faça mudanças para melhorar o modo como você gerencia o seu tempo. Se você está procrastinando alguma atividade, por exemplo, avalie a situação e reflita o que você está evitando. Encare como um novo desafio, aprendizado, treino e dedique-se para que a tarefa seja concluída com destreza. Ao finalizar a atividade corretamente, você se sentira muito mais satisfeito!

Atente-se a pequenas tarefas,  que podem ser realizadas de forma mais corriqueira,  enquanto você estiver aguardando numa fila, ou esperando por alguém.

Estabeleça prazos mesmo para os projetos e trabalhos que estejam dentro do período para finalização.

Programe seus dias de modo que tarefas rotineiras sejam terminadas no mesmo horário, todos os dias. Você perceberá que elas serão realizadas mais rapidamente, conforme você se familiariza.

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